Yrityksen prosessien digitalisointi
Vaikka olemme jo pitkällä 2000-luvulla, moni yritys kamppailee yhä analogisen aikakauden ongelmien parissa. Useat yritykset luottavat vielä kynään, paperiin ja puhelimeen, jotka eivät enää ole tämän päivän työkaluja. Monet yritykset myös käyttävät työkaluinaan henkilökohtaisia tietokoneita ja niissä olevia paikallisia ohjelmistoja. Kaikki tämä on kuitenkin jo vanhentunutta teknologiaa, sillä pilvipalvelut ja muut digitaaliset teknologiat ovat syrjäyttäneet vanhat, kankeat toimintatavat. Millaisia palveluita sitten oikein on tarjolla ja pitäisikö kaikkien yritysten hypätä heti mukaan digitaaliselle aikakaudelle? Lue tätä artikkelia eteenpäin, niin kerromme tarkemmin yrityksen digiloikasta sekä prosessien digitalisoinnista.
[IMAGE=cNb3mZfBfW12.jpg]
Pois paikallisista ohjelmistoista
Kuten jo aikaisemmin mainittiin, käyttävät monet yritykset vielä paikallisia ohjelmistoja työntekijöiden henkilökohtaisilla koneilla. Tämä on kankea tapa, erityisesti jos kyseessä on myynti- tai suunnittelutyö. Viimeisin versio tarjouksesta tai suunnitelmasta on aina jonkun työntekijän omalla koneella ja sitten ihmetellään, että kuka olikaan tehnyt viimeisimmät muutokset, jos jotain dokumenttia työstää useampi henkilö. Sähköpostit vaan viuhuvat edestakaisin kun käydään keskustelua eri versioista.
Parempi tapa hoitaa tämä asia on käyttää jotain pilvipalvelua. Internetissä löytyy monia ilmaisia tai ainakin lähes ilmaisia palveluita, joissa voi helposti muokata jotain dokumenttia yhteistyössä. Siinä vaikkapa tarjouksesta on vain yksi versio, johon kaikilla asianosaisilla on pääsy. Samalla myös näkee kuka on tehnyt viimeisimpänä muutoksia ja mitä muutokset olivat. Tämä poistaa huomattavasti turhaa työtä, jota on aiemmin aiheutunut käytettäessä paikallisia ohjelmistoja. Lisäksi pilvipalveluissa olevia dokumentteja voi jakaa yleensä helposti eri kanaviin, jos dokumentti pitää saada johonkin katselmoitavaksi tai arvioitavaksi. Varsinainen dokumentti ei liiku minnekään, vaan jaettavana on vain linkki kyseiseen dokumenttiin.
Analogiset aikakauden prosesseja
Monet yritykset myös käyttävät vielä kynää ja paperia muistiinpanojen tekemiseen, vaikkapa asiakkaalle soitetun puhelun jälkeen. Tämäkin on huono tapa, sillä silloin muistiinpanot ovat vain jossain paperin kulmassa ja jo seuraavana päivänä kyseinen paperi voi olla hukassa. Tässäkin kannattaa siis hyödyntää jotakin pilvipalvelua, johon voi tehdä muistiinpanoja. Jos yrityksellänne on käytössä crm-järjestelmä, on hyvä jos muistiinpanot voi kirjata vaikkapa suoraan asiakkaan alle. Jos työkaverisi sitten seuraavalla viikolla ottaa asiakkaaseen yhteyttä, hän näkee suoraan mitä keskusteluja aiemmin on käyty. Mikään ei ole turhauttavampaa kuin se, että asiakas kertoo sinulle että sama asia on käyty läpi edellisellä viikolla työkaverisi kanssa. Kun nämä asiat ovat kunnossa, niin vältytään kiusallisilta tilanteilta ja koko asiakaskokemuskin on paljon parempi. Jokavuotinen asiakastyytyväisyyskysely tuo varmasti paremmat tulokset.
Moni yritys kuitenkin empii yrityksen uudistamisessa. Voidaan helposti ajatella, että näin on aina tehty ja ihan hyvää jälkeä on tullut. Se ei kuitenkaan riitä, koska moni kilpailija menee heittämällä ohi, jos yritys ei kehitä prosessejaan. Kun etumatkaa alkaa olla paljon, ei enää riitäkään, että tehdään pieniä uudistuksia, vaan voi olla ettei enää edes ehditä digitaaliseen muutokseen mukaan. On siis hyvä aloittaa yrityksen prosessien digitalisointi saman tien pienin askelin. Näin ei tarvitse tehdä kaikkea kerralla ja muutos on siten paljon harkitumpi ja hallitumpi. Aloita digitaalinen muutos siis jo tänään!